9 страшных грехов офисной переписки
Казалось бы, минувший год должен был научить большинство из нас вести себя с коллегами в виртуальном пространстве — в Zoom, рабочих мессенджерах и корпоративной переписке. Но, увы, до сих пор непрофессиональные, бессодержательные или попросту грубые рабочие письма — далеко не редкость. Что раздражает в них больше всего?
1. Небрежность в тексте
Автор книги «Повседневный этикет» Патриция Росси советует вычитывать каждое письмо или сообщение перед отправкой.
«Из-за ваших ошибок или опечаток у получателя может сложиться впечатление, что вы спешили или в целом недостаточно серьезно относитесь к делу. Одну ошибку можно пропустить (и простить), но, если такое случается регулярно, рано или поздно коллеги, партнеры и руководство начнут сомневаться в вашем профессионализме и компетентности».
Речь вовсе не о том, чтобы ошибиться в имени получателя (такое вообще недопустимо!) — даже неправильно расставленные знаки препинания могут исказить тон письма.
«Всем нам доступна функция проверки орфографии — так давайте же ею пользоваться», — советует эксперт по этикету Джулиет Митчелл. Впрочем, небрежность — это не только ошибки, но и отсутствие в письме необходимой информации: сроков, адресов и других данных. Позаботьтесь о том, чтобы предоставить ее получателю.
2. Пустая болтовня
«Быть вежливым — значит думать о других, их чувствах, беречь их время, — напоминает эксперт по этикету Ник Лейтон. — Это касается как очного общения, так и переписки. Все ваши сообщения должны быть уважительными, понятными, лаконичными и по делу».
Большинство из нас получает в день по меньшей мере десятки писем? постарайтесь сделать так, чтобы из вашего сообщения собеседнику сразу была ясна суть дела.
3. Злоупотребление функцией «Ответить всем»
Каждому из нас случалось участвовать в переписках, не имеющих к нам никакого отношения. Так что, прежде чем нажать «Ответить всем», подумайте, так ли это необходимо. Тем более не стоит использовать общую переписку, чтобы указать одному из коллег на ошибку — напишите об этом в отдельном личном письме.
4. Сплетни
Обсуждать коллег (особенно в негативном ключе) — и невежливо, и непрофессионально, и недальновидно с точки зрения дальнейшего развития карьеры. Как минимум потому, что ваше сообщение могут переслать по ошибке или умышленно не тому человеку.
5. Несдержанность в выражении эмоций
Мало того, что это против правил этикета, — как и в случае со сплетнями, такое поведение может сослужить вам плохую службу: ваш e-mail могут переслать другим или и вовсе сделать скриншот и выложить на всеобщее обозрение. Так что подумайте дважды, прежде чем отправлять написанное в сердцах сообщение.
6. Нарушение профессиональных границ
В большинстве случаев рабочая переписка должна оставаться рабочей, и в ней не место личной информации, обсценной лексике или неприличным gif’кам.
«Оставаться в профессиональных границах бывает непросто, особенно если мы начинаем дружить с коллегами, — объясняет консультант по этикету Джоди Смит. — Но, когда мы пишем кому-то по рабочему поводу, тон должен оставаться максимально деловым. Хотя, конечно, многое зависит от корпоративной культуры, принятой в вашей компании, от норм и ожиданий. Скорее всего, сотрудники креативного агентства и юридической фирмы буду общаться друг с другом по-разному».
Если на нынешнем месте работы вы недавно, обратите внимание на то, как пишут письма коллеги. Замечайте все: тон (формальный или неформальный), длину сообщений, кого принято ставить в копию (открытую или скрытую).
7. Пренебрежение чувствами других
Конечно, никогда нельзя быть уверенными в том, что получатель письма уловит нашу интонацию и прочтет сообщение именно так, как нам хотелось бы.
«В переписке не видны наши мимика и язык тела, не передается тон речи, — напоминает Росси. — Вот почему всем нам стоит писать сообщения в максимально позитивном и конструктивном ключе».
Ранее мы уже говорили о том, что в переписке не стоит «ходить вокруг да около», но это вовсе не означает, что нужно пренебрегать правилами вежливости. В ряде случаев наши сообщения могут считываться как директивные или пассивно-агрессивные. Чтобы этого избежать, письмо всегда лучше начинать с имени получателя. Если же ваша цель — поговорить с собеседником о чем-то неприятном, «неудобном», возможно, лучше сделать это по телефону, а не в переписке.
8. Некорректное использование эмодзи
«В идеале в деловой переписке лучше вообще обходиться без смайликов, — считает Лейтон. — Однако иногда люди специально их используют, чтобы смягчить тон письма или не допустить двоякого толкования информации. Увы, часто что-то идет не так, и получается только хуже». Она не настаивает на том, чтобы совсем отказаться от эмодзи, но, по его мнению, все, что можно передать словами, лучше передать словами.
9. Игнорирование заслуг
Успешный проект — как правило, результат командной работы, но часто нелишним бывает отметить в письме всех членов команды поименно — не говоря уже о случаях, когда проектом занимался один человек. Если не делать на этом акцент, у сотрудников может пропасть ощущение причастности и того, что их ценят. И это уже «грех» не просто офисной переписки, но и корпоративной культуры в целом.
