Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы - это важная составляющая работы любого предприятия, в штате которого есть наемные работники. Именно эти документы отвечают за состав, прием движение и увольнение. Кроме того, они применяются для расчетов пособий и льгот, трудового стажа, пенсии. Именно поэтому предприятия обязаны хранить документы на каждого работника, который у него работал. Даже если он уже давно уволился.

Почему же нужно хранить кадровые документы? Есть несколько причин для этого.

• Оперативно отвечать на все запросы, отправляемые трудовой инспекцией. Инспекция, проверяя работодателей, часто использует специальные чек-листы - списки вопросов. Для ответа и нужно поднимать кадровые документы. Например, по одним документам в компании трудоустроено сорок человек. По другим – их меньше. Для того, чтобы это понять, инспекция может запросить все трудовые договоры. Работодателю возможно начисление штрафа в размере до 50 тысяч рублей, в случае если с работником нет трудового договора. Штраф выписывается после каждого нарушения.

• Документы могут понадобиться для подтверждение стажа работника, начисления социальных выплат или подготовки других документов. Например, если сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить, то ему будут нужны сведения о прошлых работодателях.

Кадровые документы могут храниться до 75 лет. Это в общем. А что в частности?

Сроки хранения документов описывает Трудовой кодекс и Приказ № 558. Они напрямую зависят от вида документа и даты прекращения трудовой деятельности работника в компании. Самым коротким сроком хранения является 1 год - ровно столько хранится график отпусков.

Наиболее долгий срок хранения кадровых документов — 50 или 75 лет. Считается, что если сотрудник прекратил работу в компании до января 2003 года — срок хранения составляет 75 лет, если же после, то 50. Какие же документы необходимо хранить так долго? Вот список:

• заявление работника о приеме на работу;

• трудовые договора (контракты);

• приказы и распоряжения о приеме и увольнении работников;

• больничные листы;

• ведомости о выплате заработной платы;

• штатное расписание компании.

Даже в случае, если сотрудник уволился, все эти документы все равно хранятся в архиве.

Давайте подробнее поговорим о сроках.

• 1 год - столько хранятся правила внутреннего трудового распорядка (после замены их новыми), а также графики отпусков сотрудников;

• 3 года - хранят журнал учета лиц, состоящих на воинском учете, документы о дисциплинарных взысканиях, согласия работников на обработку персональных данных;

• 5 лет - хранят приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках работников, дисциплинарных взысканиях, командировках, выдаче премий, журнал выдачи трудовых книжек, табели учета рабочего времени в компании;

• 6 лет - столько хранятся документы, касающиеся выплаты заработной платы: все расчетные и платежные ведомости, расчетные листки по начислению зарплаты, пособий работникам, различных видов помощи и пр.

• 45 лет - столько хранится акт о несчастном случае на производстве.

50 или 75 лет хранят следующие виды кадровой документации:

• трудовые договоры;

• бумажные трудовые книжки, которые так и не были использованы;

• книга учета учета выданных трудовых книжек и вкладышей к ним;

• данные личных карточек работников;

• уведомления об увольнении работников с указанием причин, выданные в письменном виде отделом кадров;

• приказы и распоряжения о приеме, переводе, увольнении работников;

• отчеты об отпусках работников, задействованных на вредных условиях труда, отпусках по уходу за ребенком;

• список персонала, работающего на тяжелом, вредном и опасном производстве;

• прочие кадровые документы (акты, заключения и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.

Сроки хранения кадровой документации также зависят и от условий работы сотрудников. Например, табель учета рабочего времени хранится 5 лет при тяжелых условиях труда работников, а 50 или 75 лет — при вредных и опасных условиях труда.

Кадровые документы об аттестации: 45 лет — при тяжелых условиях труда работников, 50 лет — если условия труда вредны и опасны.

Отдельно отметим, что ответственность за ненадлежащую организацию делопроизводства и нарушение сроков хранения документации возлагается на плечи самого руководителя или сотрудника, ответственного за их ведение и подготовку.

Конечно, сейчас, с развитием современных технологий, готовить, подписывать и хранить различную кадровую документацию стало легче. В этом помогают системы электронного кадрового документооборота. Это не только оперативность и быстрота оформления, но и эффективность хранения данных, снижение затрат на хранение и конфиденциальность.